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Adjointe administrative - Réceptionniste

La personne qui occupera le poste d'adjoint(e) administratif(ve) - réceptionniste jouera un rôle important quant au support du directeur régional d'Ottawa  et des investigateurs, il (elle) sera également la liaison entre le client et l'investigateur.  Le titulaire du poste aura comme responsabilités; l'ouverture de nouveaux dossiers, préparer et/ou créer divers rapports et correspondances, participer à la facturation ainsi que d'autres tâches demandées. Être engagé envers la qualité et le service et  adopter et promouvoir les valeurs de notre entreprise. Les heures de travail sont du lundi au vendredi de 8h30 à 17h.

Responsabilités du poste

Coordination de l'administration et support aux investigateurs

  • Gérer les documents reliés aux investigations; notes d'expertises, lettres, sommaires, rapport technique.
  • Supporter l'équipe régionale concernant diverses tâches administratives.
  • Créer des factures et les envoyer aux clients;
  • Assurer l'entreposage des dossiers.
  • Suivre les travaux en cours des investigateurs.
  • Participer à la mise à jour de la base de données.
  • Gérer l'agenda des investigateurs et du directeur régional.
  • Entrer les dépenses dans les projets appropriés (Frais de sous-traitance, frais d'entreposage, etc.).

Service à la clientèle

  • Recevoir, suivre, répondre et / ou distribuer des requêtes téléphoniques selon le cas et gérer la boîte vocale du bureau régional.
  • Recevoir les visiteurs, et s'assurer qu'ils sont confortables.
  • Ouvrir des nouveaux dossiers dans Salesforce; créer des dossiers physiques et électroniques sur le serveur.
  • Contacter les clients lorsqu'il manque des informations pertinentes dans un projet.
  • Mettre à  jour les informations des clients dans le système informatique.

Autre

  • Gérer les fournitures de bureau, la papeterie et l'entretien du matériel de bureau.
  • Coordonner l'envoi et la réception des colis et des télécopies.
  • Assister dans les contrats pour les fournisseurs de construction (déchiquetage, ramassage des ordures, nettoyants de bureau, etc.).
  • Faire les réservations pour les hôtels et les billets d'avion lorsque nécessaire.

Profil recherché

  • Bonne communication et relation interpersonnelle;
  • Capable de bien travailler sous des contraintes de temps;
  • Aptitude démontrée à travailler de façon productive avec des interruptions fréquentes;
  • Autonomie et sens des priorité et de l'organisation du travail;
  • Souci d'offrir un bon service à la clientèle.

Exigences

  • Diplôme collégial en bureautique ou l'équivalence en scolarité et et expérience;
  • Minimum de 2 années d'expérience en tant qu'adjoint(e) administratif(ve) senior;
  • Compétences élevées quant à l'utilisation d'un ordinateur, et de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint);
  • Forte habileté rédactionnelle (60 mpm).

Joignez vous à notre équipe dynamique et ciblez la cause avec nous!

Vous bénéficierez d'une rémunération concurrentielle, de possibilités de carrière intéressantes, d'un programme de mentorat, sans oublier une formation interne spécialisée et unique dans le domaine. Nous offrons également un horaire flexible et un environnement de travail convivial.

Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.
L'utilisation du genre masculin est dans le simple but d'alléger le texte.